Cette politique a pour objectif de vous informer sur les traitements, et les mesures de sécurité que nous, Terrena et ses filiales (Galliance étant une filiale de Terrena), opérons sur les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous.
1. Introduction
Le Groupe Terrena (ci-après Terrena) est engagé dans une politique de respect et de maintien de normes élevées en matière de déontologie et notamment de protection des Données à caractère
personnel, conformément :
- au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018, appelé Règlement européen sur la protection des données (ciaprès « RGPD »),
- à la Loi nᵒ 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.
La présente politique de protection des Données à caractère personnel complète l’information que Terrena vous délivre au moment de la collecte de Données à caractère personnel, par exemple dans le cadre des contrats que vous avez conclus avec Terrena.
2. Définitions
« Données à caractère personnel » : Toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
« Personne concernée » : Personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement tel qu’indiqué à l’article 4.
« Responsable de traitement » : Personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres entités, détermine les finalités des traitements et les moyens qu’elle utilise. Le Responsable de traitement est, en règle générale, l’entité de Terrena qui a collecté les Données à caractère personnel. Dans le cas où la coopérative Terrena, société mère du Groupe Terrena, serait amenée à apporter à cette entité son concours technique, administratif, marketing ou commercial, la coopérative Terrena pourra également être considérée comme Responsable de traitement.
« Traitements des données » : Opérations réalisées, à l’aide ou non de procédés automatisés, sur des données à caractère personnel, qui consistent notamment en la collecte, l’enregistrement,
l’utilisation, la transmission ou la communication.
« Sous-traitant » : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable de
traitement.
« Destinataire » : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service interne ou externe ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données à caractère personnel.
« Terrena » : Ensemble du Groupe Terrena comprenant la coopérative Terrena et les filiales dont elle a le contrôle juridique.
3. Collecte des Données à caractère personnel
3.1 Personnes concernées par les traitements de Terrena
Dans le cadre de son activité économique, Terrena est amené à collecter et traiter les données de ses salariés, de ses adhérents associés coopérateurs ou associés non coopérateurs, de ses partenaires économiques, tels que ses clients, fournisseurs et prestataires, ainsi que des prospects, candidats ou consommateurs.
3.2 Données collectées
Terrena ne collecte que des données strictement nécessaires aux finalités de ses traitements pour les Personnes concernées.
Terrena est ainsi susceptible de collecter et de traiter les Données à caractère personnel relatives :
- aux données d’identification et de contact (code, matricule, nom, prénom, civilité, date de naissance, n° sécurité sociale, n° MSA, adresse postale, email, numéro de téléphone …) ;
- aux données économiques et financières (RIB, numéro de compte, IBAN …) ;
- aux informations de navigation sur nos sites (cookies, traceurs …);
- aux exploitations agricoles (structure juridique et composition, localisation, données technico-économiques de production : parcellaire, type de production, qualité… …) ;
- à toute autre information que les Personnes concernées nous fournissent directement ou indirectement dans le cadre de l’utilisation de nos sites, de nos services et des engagements et contrats que nous sommes susceptibles de conclure ensemble ainsi que de toutes interactions que nous pouvons avoir ensemble.
En cas de contradiction entre les dispositions de la présente politique externe et celles des contrats que vous avez conclus avec Terrena, les dispositions de ces derniers prévaudront.
3.3 Finalités principales des traitements vous concernant
Les Données à caractère personnel sont collectées de manière loyale, adéquate et proportionnée. Ces données sont utiles à Terrena à plus d’un titre, notamment pour les finalités suivantes :
- gestion des ressources humaines y compris la paie et des opérations de recrutement ;
- gestion de la relation d’affaires ;
- gestion des obligations financières, fiscales et comptables ;
- gestion et exécution des contrats conclus avec les fournisseurs, adhérents, clients, partenaires et prestataires ;
- respect des obligations juridiques qui incombent à chaque entité juridique ;
- gestion spécifique des activités de coopérative agricole, en application notamment de ses statuts ;
- gestion des activités industrielles, commerciales et de R&D ;
- gestion marketing afin d’améliorer « l’expérience client/adhérent/consommateur » par une meilleure connaissance de leurs attentes et en leur fournissant des informations relatives à nos produits et services, et de personnaliser les offres commerciales;
- gestion du recouvrement de créances et , des pré-contentieux et des contentieux ;
- réalisation d’études statistiques.
Ces données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités de leur collecte.
3.4 Bases légales utilisées
Les principes sur lesquels reposent l’utilisations de vos Données à caractère personnel sont :
- l’exécution des relations contractuelles ou précontractuelles ;
- votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque (lorsque c’est nécessaire) ;
- les intérêts légitimes de Terrena, auquel cas une mise en balance des droits des Personnes concernées et des intérêts de Terrena sera effectuée ;
- les obligations légales et statutaires auxquelles Terrena est soumis.
3.5 Durées de conservation
Les données que nous collectons auprès de vous sont conservées et traitées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.
Toutefois, cette durée ne pourra excéder la durée de la relation avec Terrena, augmentée des délais de prescription légaux et après épuisement des voies de recours.
3.6 Modalités de la collecte
Les données peuvent être collectées directement auprès des Personnes concernées de différentes manières, notamment via :
- des contrats lorsque les Personnes concernées décident de conclure avec toute entité de Terrena ;
- des devis dans le cadre des relations précontractuelles ;
- des rendez vous ;
- des formulaires papier ou web au travers de nos sites internet ;
- des cookies présents sur le navigateur internet des personnes concernées.
En cas de collecte indirecte des données auprès de tiers (ex : achats de fichiers, sources accessibles au public), Terrena se charge d’informer les Personnes concernées lors du premier contact et au plus tard, dans un délai de 1 mois, sauf si les Personnes concernées disposent déjà de ces informations.
3.7 Cas particulier de la mutualisation et du profilage
Terrena, dans le cadre de son intérêt légitime, mutualise les données entre ses différentes entités afin de mieux connaitre ses clients et adhérents, de leur proposer des conseils et des offres personnalisés, ainsi qu’un service de plus grande qualité.
Terrena peut être amené à effectuer un profilage sur la base de ces données pour les finalités suivantes :
- personnalisation de l’expérience clients et adhérents par leur segmentation ;
- prévention des impayés
En cas d’utilisation des données personnelles lors de décisions rendues automatiquement, Terrena informera spécifiquement les Personnes concernées de leurs droits.
Terrena mènera les analyses préalables lui permettant de s’assurer, pour chaque traitement envisagé, que les intérêts et droits fondamentaux des clients et des adhérents sont respectés et qu’ils peuvent raisonnablement s’attendre à ce que leurs données soient utilisées dans ce cadre. Terrena permet à tout moment de s’opposer à ces traitements, dans les conditions prévues par la réglementation et selon les modalités décrites à l’article 7.
4. Destinataires des données
Terrena applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données traitées ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Dans le cadre de son activité et pour les finalités précisées ci-dessus, chaque entité de Terrena peut partager les Données à caractère personnel qu’elle traite avec les entités suivantes :
- les filiales de la coopérative Terrena dont la coopérative a le contrôle juridique ou lorsque les Personnes concernées ont donné leur consentement ;
- les sous-traitants fournissant des services spécifiques ou accessoires pour le compte de Terrena et selon ses instructions, dans le respect des exigences notamment de sécurité des
données indiquées précédemment ; - les clients etfournisseurs de Terrena dans le cadre d’une relation d’affaires ;
- les tiers légalement autorisés tels que par exemple les autorités administratives et judiciaires ;
- certains interlocuteurs auxquels Terrena en sa qualité de responsable de traitement fait appel :
- avocats et conseils dans le cadre d’opérations juridiques (par exemple contentieux, croissance ou décroissance…) ;
- clients ou fournisseurs (par exemple, pour la traçabilité des produits agricoles ou alimentaires…) ;
- prestataires ( par exemple de transport, de paiement, marketing, informatiques…).
5. La sécurité des Données à caractère personnel
5.1 Sécurisation des données par Terrena
Terrena accorde une importance particulière à la sécurité des Données à caractère personnel.
Il met en place des mesures techniques et organisationnelles en tenant compte du degré de sensibilité des Données à caractère personnel, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
A chaque fois que cela est possible et nécessaire, les mesures suivantes sont prises :
- chiffrement ;
- anonymisation ;
- pseudonymisation ;
- déploiement des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes ;
- déploiement des moyens permettant de rétablir la disponibilité et l’accès à vos données à caractère personnel en cas d’incident technique.
Toutes les Données à caractère personnel étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs, sous-traitants ou partenaires commerciaux qui en ont besoin dans le cadre de
l’exécution de leur mission.
5.2 Sécurisation des données par les Destinataires des données
Dans l’hypothèse d’un recours à des applications, services ou produits fournis par des tiers, Terrena s’assure auprès de leurs éditeurs qu’ils répondent aux prescriptions légales et permettent d’assurer la protection des données qui y seront traitées.
Ainsi, conformément à ses engagements, Terrena choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose notamment :
- Un niveau de protection des Données à caractère personnel au moins équivalent au sien ;
- Une utilisation des Données à caractère personnel uniquement à des fins de gestion des services qu’ils doivent fournir ;
- Un respect strict de la législation et de la règlementation applicable en matière de confidentialité, de secret bancaire, et de Données à caractère personnel ;
- La mise en œuvre de toutes les mesures adéquates pour assurer la protection des Données à caractère personnel qu’ils peuvent être amenés à traiter ;
- La définition des mesures techniques, organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité.
6. Transfert des données hors Union Européenne
En cas de besoin de transfert des données en dehors de l’union Européenne, Terrena le fera dans le cadre de dispositions contractuelles spécifiques et conformes aux exigences des autorités de contrôle compétentes.
7. Prise de contact facilitée pour l’exercice des droits
L’article 15 du Règlement Général sur la Protection des Données reconnaît le droit de toute personne physique d’obtenir du Responsable de traitement la confirmation que des Données à caractère
personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles sont traitées, l’accès auxdites données.
Le Règlement prévoit également les droits suivants :
- rectification des données inexactes (article 16 du RGPD) ;
- effacement des données (article 17 du RGPD) ;
- limitation du traitement (article 18 du RGPD) ;
- portabilité des données (article 20 du RGPD) ;
- opposition à des fins de prospection commerciale (article 21 du RGPD) ;
- opposition au traitement de vos données pour motif légitime et prise de décision individuelle automatisée, y compris le profilage (article 22 du RGPD) ;
- définition des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des Données à caractère personnel après la mort (article 48 Loi Informatique et Libertés).
L’exercice de ces droits s’effectue par tout moyen et sur présentation d’un titre d’identité valide aux coordonnées suivantes :
Terrena, Protection des données/DPO, 7 avenue Jean Joxé
49002 ANGERS
dpo@terrena.fr
En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos Données à caractère personnel, toute Personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de
l’Informatique et des Libertés (CNIL).
8. Mise à jour de la politique
Terrena s’engage à respecter les évolutions légales ou règlementaires en matière de Données à caractère personnel.
A ce titre, Terrena se réserve le droit de modifier ses traitements et ses mesures de sécurité à tout moment, et d’adapter sa politique de confidentialité des données en conséquence.